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会议礼仪
2017-05-25 09:11:00
〖发布日期:2017-05-25〗〖作者:〗
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    一、会议  所谓会议,亦称聚会,是指将人们组织起来,在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段大体上有四项内容:(1)拟定会议主题。会议的主题,即会议的指导思想,会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等,都要据此确定。(2)拟发会议通知。应包括以下六项:一是标题,重点交待会议名称。二是主题与内容,即介绍会议宗旨。三是会期,应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点,对交通路线特别要交待清楚。五是会议出席对象,如对象可选派,则应规定具体条件。六是会议要求,即与会者材料和生活用品的准备,以及差旅费报销和其他费用问题。(3)起草会议文件。会议所用的各项文件材料,均应于会前准备完成,其中主要材料,还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料,最主要的是开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作,对于交通、膳宿、医疗、保卫等,应精心、妥当地做好准备。要布置好会场,对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备,事先要认真调试,文具、饮料亦应预备齐全。要安排好座次,排列主席台上的座次,目前的惯例是:前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前桌子上,应先摆放好写有本人姓名的桌签。排列听众席座次,应按指定区域统一就座或自己就座。在会议进行阶段,会议组织准备者要做的主要工作是:(1)进行例行服务。在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会年老体弱者,进行重点照顾。在会场之内,则应当对与会者有求必应,闻过即改,尽可能地满足其一切正当要求。(2)精心编写会议简报。会期较长的大中型会议,依例应编写会议简报。(3)认真做好会议记录。在会议结束阶段,组织准备工作主要有:(1)形成可供传达的会议文件。(2)处理有关会议的文件材料。(3)为与会者的返程提供方便。一般而言,与会人员在出席会议时应当严格遵守会议纪律做到规范着装,严守时间,维护秩序,专心听讲。
    二、会见  按照身份高低分为接见和拜见。主方应先于客方到达会场,在门口迎候。双方就座后,应先进行自我介绍,先主后宾,交换名片,然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。会见结束时,主人与客人握手道别。安排会见要订好计划,明确时间、地点、议程,双方出席人员座次要排好;相对式排列时,面门一方为上,背门一方为下,每排居中为上、右尊左卑分列。并列式排列时,主人在左,主客在右。自由式排列时,多用椭圆型会议室,宾主自由就座,适用于多边会见。
    三、宴会  首先,安排好菜单,多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴,注意色香味形及荤素搭配,少上昂贵菜肴,不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。其次,定好就餐方式,可根据来宾身份、人数,酌情选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。再次,排定座次。宜用圆桌,每桌不宜超过10人,宜用双数。圆厅居中为上,横排时以右为上,纵排时以远为上,有讲台时临台为上。每张桌子上的具体排位,面门为主,右高左低,各桌同向。请柬上要注明桌次,宴会厅门口有桌次示意图,现场有引位员,每张桌上放置桌次牌及用餐者名片。用餐环境要幽静、雅致、整洁、卫生,具备必要的停车场、休息室、卫生间、衣帽架、酒水台、乐队、鲜花。就餐时不要发出大的声音,不要吸烟,不要强行劝酒,不要挑拣菜肴,不要用餐具对别人指指点点,不要当众剔牙,不要随口乱吐嘴里的食物,不要在吃东西时讲话。
    四、晚会  要事先精心安排好节目,根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系及本地的传统文化和实际能力拟定,以体现本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主,必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出时应印制专门节目单,人手一份,对每个节目略加介绍。来宾座位安排要便于安全保卫,位置要最佳。在正规的剧场内观看又艺演出,通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座,来宾进场、退场比较方便。演出前,接待人员要在门口迎候,并专门设立休息厅,主人与来宾共同步入剧场,其他观众应起立鼓掌欢迎。演出结束时,主人与来宾要一同上台,向演员献花、见面、合影。来宾退场后,观众方可离开。
    五、茶话会  茶话会,是指意在联络老朋友、结交新朋友的具有有对外联络和进行招待性质的社交性集会。重点不在“茶”,而在于“话”。茶话会的主题大致可分为三类:其一,以联谊为主题。其二,以娱乐为主题。其三,以专题为主题。茶话会的主要与会者,大体上可区分为下列五种情况:其一,本单位的人士。其二,本单位的顾问。其三,社会上的贤达。其四,合作者的伙伴。其五,各方面的人。通常认为,辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等,都是酌情召开茶话会的良机。举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候,亦可按其安排在上午十点钟左右。茶话会时间的长度,可由主持人在会上随机应变,灵活掌握,但将其限定在一个小时至两个小时之内,效果往往会更好。按照惯例,适宜举行茶话会的大致场地主要有:一是主办单位的会议厅。二是宾馆的多功能厅。三是主办单位负责人的私家客厅。四是主办单位负责人的私家庭院或露天花园。五是包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等处,均不宜用来举办茶庆会。根据约定俗成的惯例,目前在安排茶话会与会者具体座次时,主要采取以下四种办法。其一,环绕式。其二,散座式。其三,圆桌式。其四,主席式。除主要供应茶水外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是,在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃,品种要对路、数量要充足,并且要便于取食。按惯例,在茶话会举行之后,主办单位通常不再为与会者备餐。关于会议的议程:第一项议程是,主持人宣布茶话会正式开始。第二项议程是,主办单位的主要负责人讲话。第三项议程是,与会者发言。第四项议程是,主持人略作总结。
    六、舞会  是对外交往中高雅且重要的交际联谊活动,一般以两小时为宜,通常安排在晚上8点至10点,舞曲要快慢交错,时间长度与规定要求大体相称,尾曲用《友谊地久天长》,使来宾知道舞会结束。组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音晌、服务人员及伴舞者。男士应主动请女士共舞,女士可以婉拒,但男士不得拒绝。同性不宜共舞。一般来说,只能请一位异性跳一支舞曲。一曲终了,全体跳舞者须在原地立定,面向乐队鼓掌致谢后方可离去。
    七、参观  指的是有计划、有准备地对特定的项目进行实地观察,选好项目。参观的具体项目,应当在一定的程度上同自己的业务范围相关:1、针对性,对自己是最重要、最有实际价值的项目。2、量力而行,同时兼顾费用的高低、时间的长短、路途的远近以及当时工作繁忙的具体程度。3、照顾个人意愿。4、讲究客随主便,参观项目应由宾主双方共同商定。凡因公进行的正式参观,都要提前做好必要的计划。参观计划的主要内容大体上包括下述几项:一是参观项目;二是参观人数;三是负责人以及工作人员;四是起止时间;五是交通工具;六是饮食住宿;七是安全保健;八是费用预算。在外出参观之前,应当重点做好以下准备工作:1、了解背景。即参观项目的历史、现状、发展前途,参观项目的主要特色、优点与不足,参观项目在本地区、本行业以及在国内外的反响等。2、详细分工。把领队、带路、接洽、应酬、翻译以及交通、膳宿、安全、保健等各个方面具体工作都落实到人。在参观之前,还可结合每位参观者的个人所长,把提问、记录、录音、拍照、摄像等具体任务分配下去。要安排专人,提前准备好。在必不可少的礼仪性场台,如东道主迎送参观者时,要出面与对方进行应酬、寒暄,并确定在必要时进行即席发言的相关人选,要为东道主预定具有象征意义、纪念意义的礼品,以酬谢对方的盛情款待。3、规定明确。要对参与者的装束、装备提出明确要求。参观者参观时要集中注意力,看好、听好、问好、记好,并做到个人服从集体。
    八、调研  分为直接调研与间接调研两种类型。1、直接调研型,指的是调研者亲自出面,亲临现场进行考察,或是正面同调查对象发生直接接触的调研。主要有:(1)现场观察法。(2)个别访查法。(3)集体座谈法。2、间接调研,是调研者不必亲自接近信息主体,而是利用已有的材料进行深入细致的调研。主要有:(1)书面问卷法。(2)资料查阅法。(3)统计综合法。调研要坚持正确的原则:1、实事求是。2、近源亲受。3、切题有效。4、讲求效率。5、调研结合。6、形成制度。
    九、洽谈  会交往中,存在着某种关系的有关各方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔,或是为了处理争端、消除分岐,而坐在一起进行面对面的讨论与协商,以求达成某种程度上的妥协。洽谈的礼仪性准备,是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时,应当注重自己的仪表,预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次,并且以此来显示对于洽谈的重视以及对洽谈对象的尊重。举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方;背对正门的一方为下,应属于主方。若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方,左侧为下,属干主方。在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌举行“圆桌会议”。洽谈要做到以下几点:第一,要礼敬对手。即所谓“你敬我一尺,我敬你一丈”,保持“绅士风度”或“淑女风范”。第二,要依法办事。提倡法律至尊,若在洽谈中搞“人情公关”,即对对方吹吹打打,与对方称兄道弟,向对方施之以小恩小惠,则是非常错误的。须知任何有经验的谈判人士,都不会在洽谈会上让情感战胜理智。第三,要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下,进行讨价还价。第四,要求同存异。在任何一次正常的洽谈中,都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。在洽谈会上,妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。第五,要互利互惠。第六,要人事分开。商界人士在洽谈会上,应当理解洽谈对手处境,不要对对方提出不切实际的要求,或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。
    十、慰问  以一定的形式,对遭遇困难或不幸的人员进行安抚和问候,力求使对方的心情稳定或者安适。慰问形式:l、礼节型与实质型。礼节型慰问,通常指的是出于感情上的同情与道义上的责任而对他人所进行的慰问。实质型慰问,则是指在熟人特别是关系密切者之间所采用的旨在帮助他人排解危难、烦燥或忧虑,使之忘却悲哀,转忧为安的慰问。在具体形式上,一是探望式慰问,即登门探访看望慰问对象,通过会面、交谈、劝解或是无言的相对而进行的一种慰问。二是函电式慰问。即采用书信、电报、传真、电子邮件及其他书面形式,对慰问对象所进行的慰问。3、礼品式慰问。即以向慰问对象赠送慰问性礼品的方式所进行的慰问。向慰问对象所赠送的慰问品,讲究匠心独运,寓意深刻,借物寓情,催人奋进,令人喜悦。一般认为,鲜花、书籍、录音磁带、激光唱盘等,都是可以广为应用的慰问品。除此之外,能够为慰问对象解除实际困难,或对其能够有所帮助的物品,诸如食品、衣物、现金,亦可作慰问品。慰问时要做到深切关怀:1、真心地表现出同情。慰问应当是积极的,同情应当重在鼓励。2、给予力所能及的帮助。3、具备一定的耐心。4、努力使慰问对象宽心。在进行慰问时把握的尺度。避免犯忌、避免揭短、避免添愁、避免哀怜、避免叹苦、避免假设、避免做假、避免戏说。
    十一、汇报  汇报,一般是指向特定的对象报告工作。汇报的基本形式是口头汇报、书面汇报和电话汇报。口头汇报这种形式的优点是可以突出要点,相互配合,可长可短,节省时间。其缺点是受到时间、地点和当事人情绪的限制,往往会丢三落四,不容易全面而深入地反映情况。书面汇报的长处是可以全面、系统、深入、细致地反映情祝,说理充分,材料周全,但时效性较差。电话汇报最大的优势是时效性强,不会耽误工作。它的不足主要是不易深入展开,不利于双向交流。下级向上级汇报,应遵守归口管理原则,直接去找有关的分管负责人。一般不宜擅自进行多头汇报,或越级汇报。在找不到有关分管负责人或其不负责任的情况下,才可以向上一级或其它负责人汇报。只有涉及综合性的问题,才适合向主持全面工作的负责人直接进行汇报。1、汇报者的礼仪。汇报者在进行汇报时以礼待人,遵守约定,谦虚谨慎,认真负责,尊重汇报对象。汇报时的神态、表情都要大方而自然。不要诚惶诚恐、脑腼木讷、面红耳赤、撅嘴皱眉、手舞足蹈、语无伦次、走调失声。2、汇报对象的礼仪。汇报者在汇报中,应把尊重对方放在首位。不要在汇报时喜怒无常,感情大起大落。向上级反映问题时,不要口气太“冲”,更不能非难、责怪、侮辱对方。在上级发表意见时,不要插嘴打断,或是当即予以否定,不要显得自己对上级不屑一顾。向下级汇报工作时,应较之于向上级汇报工作更全面、更认真,不要傲慢、矜持,明显表露出失敬之意。与此同时,还要尽量使对方对汇报听得懂,听得清楚,听得有兴趣。在汇报者进行汇报时,汇报对象应当专心致志地听。要不时地与对方交流理解、鼓励、友好、热情的眼神,并通过态度、表情、动作、语气等易为对方觉察之处,表现出自己不只是在认真倾听,而且对对方所讲述的一切都抱有极大的兴趣。
    十二、签字  仪式很短,是接待活动的成果和高潮,要认真筹备,确保圆满。签字文本要注意定稿、校对、印刷、装订、盖印各个环节,准备好文件夹、签字笔、席位卡、鲜花、话筒、会标、摄像、香槟酒等必备物品及礼仪小姐、助签人员。双方签字人员要大体相当,最好是出席会谈的全体人员,除主签人员以外,有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式,以示重视。签字桌的座位,面对正门,主左客右,签字时助签人员站立两侧,字签完后交换文本、相互握手、全体人员共同举杯庆贺。
    十三、庆典  开幕式、闭幕式、开工、竣工、奠基、交接仪式等。确定人员时要考虑周到,避免疏漏,提前以请柬、电话形式通知被邀请人员。现场布置应营造隆重热烈的氛围,场地要开阔,正面上方悬挂会标,也可设置背景板,放置花草,设立主席台,备好扩音设备。有关细节如签到、摄影、录像、扩音、剪彩、揭幕、培土等都要考虑周全。如果主席台不设座椅,站列活动,则需放置地卡,以标明有关人员的位置,地卡不能直接写人名,而以编号代替,并事先将编号通知有关人员。剪彩是庆典的最高潮,剪彩人应由出席人员中身份最高的人士担任,人数可根据具体情况而定。
    十四、展览  为集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解,所组织的宣传性聚会。根据惯例,展览会组织者需要重点进们的具体工作,主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目等。参展单位在正式参加展览会时,必须要求自己的全部派出人员齐心协力。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面,参展单位尤其要特别的重视。第一,要努力维护整体形象。在一般清况下,要求展位上的工作人员应当统一着装。在大型展览会上,参展单位若安排专人迎送宾客时,则最好请其自穿色彩鲜艳的单色旗袍,并胸写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了表明各自身份,全体工作人员皆应在左胸佩戴写明本人单位、职务、姓名的胸卡,礼仪小姐可以例外。按照惯例,工作人员不应佩戴首饰,男士应当剃须,女上则最好化淡妆。第二,要时时注意待人礼貌。参展单位的工作人员都必须真正认识到观众是上帝,为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。展览一旦正式开始,全体参展单位的工作人员即应各就各位,站立迎宾。不允许迟到、早退,无故脱岗、东游西逛,更不允许在观众到来之时坐、卧不起,怠慢对方。当观众走近自己的展位时,工作人员都要面含微笑,主动向对方说:“您好!欢迎光临!”随后,还应面向对方,稍许欠身,伸出右手,掌心向上,指尖直指展台,并告知对方“请您参观”。当观众离去时,工作人员应当真诚地向对方欠身施礼,并道以“谢谢光临”,或是“再见”。第三,要善于运用解说技巧。在实事求是的前提下,要注意对其扬长避短,强调“人无我有”之处。
    十五、发布  发布会,简称发布会,有时亦称记者招待会,是一种主动传播各类有关信息,谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观公正报道的有效沟通方式。发布会礼仪应包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。筹备新闻发布会,要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。新闻发布会主持人大都应当由主办单位公关部部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是:仪表堂堂,年富力强,见多识广,反应灵活,语言流畅,幽默风趣,善于把握大局,长于引导提问,并且具有丰富的主持会议的经验。材料的准备:其一,发言提纲。其二,问答提纲。其三,宣传提纲。其四,辅助材料。例如,图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等。善后的事宜:其一,了解新闻界的反映。其二,整理保存会议资料。其三,酌情采取补救措施。
    十六、赞助  助为主题的会议,即为赞助会。目前商界通常所赞助的项目,大致上有十类:一是公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是展览画廊。九是体育活动。十是娱乐休闲。另一类则是依据赞助物所划分的赞助类型:其一是现金。其二是实物。其三是义卖。其四是义工。举行赞助会的会议厅内,灯光应亮度适宜。在主席台正上方,还需悬挂一条大红横幅,在其上面以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”,或是“某某赞助仪式”的字样。一般来讲,赞助会会场不宜布置得过度豪华张扬,整体风格庄严神圣,一次赞助会的全部时间,不应长于一个小时。必须既周密又紧凑。赞助会具体会议议程有六项:第一项,宣布赞助会正式开始。第二项,奏国歌。第三项,赞助单位正式实施赞助。第四项,赞助单位代表发言。第五项,受赞助单位代表发言。第六项,来宾代表发言。在赞助会正式结束后,赞助单位、受赞助单位双方主要代表以及会议主要来宾,通常应当合影留念。此后,宾主双方可稍事晤谈,然后来宾一一告辞。一般情况下,在赞助会结束后,东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要,则至多略备便餐,但不宜设宴待客。

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